Şirketler bu soruyu genellikle bütçe sorusu olarak kurar, oysa iki model arasındaki asıl fark hukuki ilişkinin ne zaman başladığındadır. Sürekli hukuki danışmanlıkta avukatla ilişki, ortada bir uyuşmazlık yokken ve önceden tanımlanmış bir kapsam üzerinden kurulur. Dosya bazlı vekalette ise ilişki, belirli bir iş ya da uyuşmazlık ortaya çıktığında ve yalnızca o işle sınırlı biçimde doğar….
Şirketler bu soruyu genellikle bütçe sorusu olarak kurar, oysa iki model arasındaki asıl fark hukuki ilişkinin ne zaman başladığındadır. Sürekli hukuki danışmanlıkta avukatla ilişki, ortada bir uyuşmazlık yokken ve önceden tanımlanmış bir kapsam üzerinden kurulur. Dosya bazlı vekalette ise ilişki, belirli bir iş ya da uyuşmazlık ortaya çıktığında ve yalnızca o işle sınırlı biçimde doğar.
Bu nedenle doğru soru şirketin büyüklüğü değildir. Belirleyici olan, karşılaşılan hukuki işlerin ne sıklıkla tekrarlandığı, bunların ne kadar önceden görülebildiği ve sorunun avukata ulaştığı anda hâlâ müdahale edilebilir durumda olup olmadığıdır.
Sürekli danışmanlık, bir sonuç üretme taahhüdü değil, tanımlı bir işler kümesine erişim ilişkisidir. Sözleşmede hangi iş türlerinin kapsama girdiği yazılır: sözleşme taslaklarının incelenmesi, ihtarname hazırlanması, ticari yazışmaların hukuki kontrolü, personel ve kira ilişkilerinde görüş verilmesi gibi. Kapsamda sayılmayan bir iş, ilişki devam ediyor olsa bile kendiliğinden dahil olmaz.
Uygulamada en sık atlanan nokta ise şudur: danışmanlık ilişkisi tek başına temsil yetkisi doğurmaz. Mahkemede, icra dairesinde veya bir kurum nezdinde şirketi temsil edecek avukatın ayrıca vekaletnameye ihtiyacı vardır ve dava ile takip işleri çoğu danışmanlık sözleşmesinde ayrı kalem olarak düzenlenir. Sürekli danışmanlık alan bir şirket, iş dava aşamasına geldiğinde aynı zamanda dosya bazlı bir vekalet ilişkisi de kurmuş olur.
İki modeli genel ifadelerle değil, karar anında gerçekten sorulan başlıklar üzerinden karşılaştırmak daha işe yarar.
|
Kriter |
Sürekli hukuki danışmanlık |
Dosya bazlı vekalet |
|---|---|---|
|
İlişkinin başladığı an |
Uyuşmazlık doğmadan, tanımlı kapsam üzerinden |
Belirli bir iş veya uyuşmazlık ortaya çıktığında |
|
Kapsam |
Sözleşmede sayılan iş türleri |
Üstlenilen tek işle sınırlı |
|
Temsil yetkisi |
Danışmanlık tek başına vekalet doğurmaz |
Her dosya için ayrı vekaletname |
|
Maliyetin davranışı |
Dönemsel ve önceden planlanabilir |
İş doğduğunda ve işin niteliğine bağlı |
|
Şirket bilgisinin aktarımı |
Bir kez kurulur, işler arasında birikir |
Her yeni işte baştan aktarılır |
|
Menfaat çatışması |
İlişki sürdüğü sürece aynı büronun karşı tarafta yer alması çatışma doğurur |
Bağ, üstlenilen iş bakımından değerlendirilir |
|
Zayıf yönü |
Kullanılmayan kapsam için de yükümlülük doğar |
Sorun çoğu kez geç görülür |
Sürekli danışmanlık, hukuki işin tekrar eden ve öngörülebilir olduğu şirketlerde karşılığını verir. Buradaki tekrar dava sayısı anlamına gelmez; aynı türden hukuki kararın düzenli aralıklarla yeniden verilmesi anlamına gelir.
Coğrafi bir ölçüt de vardır. Şirket merkezi ile uyuşmazlıkların görüleceği yer aynı ilde toplanıyorsa, sürekli çalışılan bir Bursa hukuk bürosu üzerinden duruşma takibi, dosya inceleme ve icra işlemleri tek hattan yürüdüğü için koordinasyon yükü azalır. Buna karşılık işlerin önemli bir bölümü elektronik yürüyen kurum başvurularından oluşuyorsa bu ölçütün ağırlığı düşer.
Dosya bazlı vekalet, hukuki ihtiyacın seyrek ve birbirine benzemeyen işlerden oluştuğu şirketlerde daha makuldür. Yılda birkaç kez, birbiriyle ilgisiz konularda destek alan bir işletme için geniş kapsamlı sürekli ilişki çoğunlukla kullanılmayan bir kapasiteye dönüşür. Tek seferlik bir satın alma, bir gayrimenkul işlemi veya devam eden tek bir dava söz konusuysa ilişkinin o işle sınırlı kurulması hem kapsamı hem sorumluluğu netleştirir.
Bir uyuşmazlık zaten başlamışsa sürekli danışmanlık ilişkisine geçmek o dosyayı kendiliğinden kolaylaştırmaz. Böyle bir durumda öncelik, dosyanın kendi koşullarıyla üstlenilmesi ve delil durumunun değerlendirilmesidir. Sürekli ilişki kararı, o iş sonuçlandıktan sonra ayrıca konuşulabilecek bir başlıktır.
Model tercihinden bağımsız olarak, sonradan çıkan tartışmaların büyük kısmı kapsamın yazılı biçimde tanımlanmamış olmasından kaynaklanır. Görüşmede şu başlıkların yazıya geçmesi işe yarar.
Uygulamada iki model çoğu zaman birbirinin alternatifi olarak değil, üst üste binen iki katman olarak kullanılır. Şirket, tekrar eden ve önleyici nitelikteki işler için sürekli bir danışmanlık ilişkisi kurar; dava, icra ve kuruma özel başvuru gibi işler doğdukça bunlar ayrı vekalet ilişkileriyle yürütülür. Bu kurgunun sorunsuz işlemesi, sürekli danışmanlık sözleşmesinin dava aşamasını nasıl ele aldığının baştan yazılmış olmasına bağlıdır.
Karar vermeden önce yapılabilecek en pratik iş, son bir yılda avukata sorulan ya da sorulması gerekirken sorulmayan konuların tek bir sayfaya çıkarılmasıdır. Liste kısa ve birbirinden bağımsız kalemlerden oluşuyorsa dosya bazlı vekalet yeterli olur. Liste uzuyor ve aynı sorular farklı biçimlerde tekrar ediyorsa, her seferinde sıfırdan kurulan bir ilişki hem bilgi aktarımını hem kararların tutarlılığını zorlar.
Marka portföyü bulunan şirketlerde kapsam sorusu ayrıca önem kazanır. Bursa Nilüfer’de faaliyet gösteren ve marka hukuku ağırlıklı çalışan Mia Hukuk & Danışmanlık gibi bürolarla yapılacak görüşme, şirketin tekrar eden sözleşme işleriyle marka işlemlerinin tek kapsamda toplanıp toplanamayacağı üzerinden kurulabilir.
Buradaki ölçütler genel bilgilendirme amacıyla derlenmiştir. Bir şirketin hangi kurguya geçeceği; sözleşme trafiği, açık dosyaları ve tabi olduğu düzenlemeler ayrıca incelenmeden söylenemez, her dosya da kendi koşullarına göre değerlendirilir. Kendi şirketiniz için doğru modeli belirlemek istiyorsanız elinizdeki sözleşme ve dosya listesiyle bir avukata başvurup kapsamı birlikte tanımlamak sağlıklı bir başlangıç olur.
