Sanal POS ile fiziki POS arasındaki fark ve hangi işletmeye hangisi gerekir

Fiziki POS ile sanal POS aynı işi iki farklı satış durumu için yapar. Fiziki POS, müşteri ve kart tezgahın önündeyken kartı okur. Sanal POS ise kart ortada yokken, kart bilgisinin bir ödeme sayfasına veya ödeme bağlantısına girilmesiyle tahsilat yapar. Hangisine ihtiyacınız olduğunu belirleyen şey işletmenin büyüklüğü, cirosu ya da sektörü değil, satışın nerede kapandığıdır.

Bu ayrımı atlayan işletmeler genellikle iki hatadan birine düşer. Birincisi, mağazasında kart okutabilen bir işletmenin web sitesinden veya sosyal medyadan gelen siparişi tahsil edecek bir yolunun olmamasıdır. İkincisi, tamamen uzaktan çalışan bir işletmenin hiç kullanmayacağı bir terminal peşine düşmesidir. İkisi de aynı sonucu verir, satış kaybı.

Ayrım cihazda değil, kartın satış anında orada olup olmamasında

Ödeme tarafı bu iki durumu ayrı kategoriler olarak ele alır. Kart ve kart sahibi işlem anında oradaysa satış, kartın fiziksel olarak sunulduğu bir işlemdir. Kart uzaktaysa, satış kartın fiziksel olarak sunulmadığı bir işlemdir. Fiziki POS birincisini, sanal POS ikincisini kabul etmek için vardır. Cihazın markası, ekranı veya modeli bu ayrımı değiştirmez.

Asıl değişen, doğrulamanın nasıl yapıldığıdır. Terminalde kart takılır ya da temassız okutulur; doğrulama çoğunlukla PIN ile veya kart sahibinin orada olmasıyla tamamlanır. Sanal POS tarafında terminal yoktur, kart bilgisi girildikten sonra doğrulama bankanın kendi ekranında yürüttüğü 3D Secure adımına ve arka planda çalışan risk skorlamaya geçer. SanalPos.com altyapısında 3D Secure tüm hesaplarda varsayılan olarak açıktır, sahtecilik önleme ise SmartCheck adı verilen yapay zeka destekli katmanla yürütülür.

Tek bir farkın peşinden üç şey birden değişir: satışın nasıl doğrulandığı, işletmenin hangi kanaldan müşteriye ulaşabildiği ve tahsilata başlamak için hangi belgeleri hazırlaması gerektiği.

İki yöntemin gerçekten ayrıştığı yerler

Karşılaştırmayı doğrudan “hangisi daha ucuz” sorusuyla açmak yanıltıcıdır, çünkü iki yöntem birbirinden farklı türde iş yükü üretir. Bir sanal POS altyapısında donanım kalemi yoktur; kurulacak şey cihaz değil, satış kanalı ile ödeme arasındaki bağlantıdır. Fiziki POS’ta ise cihazın temini, bulunduğu noktaya kurulması ve bakımı işin sürekli bir parçası olarak kalır.

Maliyetin yapısı da aynı çizgide ayrışır. Fiziki tarafta gider cihaza bağlıdır ve o ay hiç satış olmasa bile devam edebilir. Sanal POS tarafında SanalPos.com’un fiyatlandırma sayfasında yayımladığı model şudur: kurulum ücreti ₺0, aylık sabit ücret ₺0, taahhüt yok ve aylık minimum işlem zorunluluğu yok. Ücret yalnızca başarılı işlemlerden alınan komisyondur, başarısız veya iptal edilen işlem için ödeme yapılmaz.

Komisyonun kendisi tek bir liste fiyatı olarak yayımlanmaz. Oran işletmeye özel belirlenir ve dört değişkene bağlıdır: kart ailesi, taksit sayısı, aylık işlem hacmi ve sektör. Bu nedenle iki farklı işletmenin aynı altyapıda aynı koşulla çalışması beklenmez; karşılaştırma yaparken kendi hacminizi ve taksit ihtiyacınızı belirtip teklif almanız gerekir.

Fiziki POS hangi işletmede yerini koruyor

Satın alma ile ödemenin aynı anda ve aynı yerde gerçekleştiği her işte terminal hala en pratik yoldur. Müşteri ürünü elinde tutarken kartını uzatır, işlem birkaç saniyede biter ve doğrulama kart sahibinin orada olmasıyla desteklenir. Bu senaryoda müşteriden ek bir adım istemek satışı yalnızca yavaşlatır.

• Satışın büyük bölümü tezgah başında kapanan perakende noktaları
• Hizmetin verildiği anda tahsilatın yapıldığı işler: restoran, kuaför, klinik, teknik servis
• Ürünü müşterinin kapısında teslim eden ve orada tahsil eden saha ekipleri
• Ödemenin tamamı yüz yüze alınan, uzaktan sipariş kabul etmeyen işletmeler

Fiziki POS’un sınırı da aynı yerden doğar. Nokta kapalıysa satış yoktur, müşterinin oraya gelmesi gerekir ve terminal uzaktan gelen bir siparişi, tekrarlayan bir aboneliği veya yurt dışından gelen bir ödemeyi hiç göremez.

Sanal POS hangi işletmede zorunlu hale geliyor

Müşteri ile işletme fiziksel olarak buluşmuyorsa terminal o satışın içine hiç giremez. Sipariş internetten, mobil uygulamadan, bir mesajlaşma kanalından veya telefonla geliyorsa tahsilatın da uzaktan yapılabilmesi gerekir. Sanal POS tam olarak bu boşluğu kapatır.

• E-ticaret siteleri ve pazaryerinde satış yapan işletmeler
• SaaS ve abonelik modelleri: tahsilat tekrarlıdır, her dönem müşteriye yeniden ulaşmak pratik değildir
• Dijital içerik, üyelik ve kurs satışı gibi teslimatın anında yapıldığı işler
• Mobil uygulama içinden satış yapan geliştiriciler
• Freelance çalışanlar ve uzaktan hizmet veren bürolar
• Randevu öncesinde ön ödeme alan klinik, atölye ve danışmanlık hizmetleri
• Bayilerinden veya kurumsal müşterilerinden uzaktan tahsilat yapan işletmeler

Kendi web sitesi olmayan işletmeler için de yol kapalı değildir. Ödeme bağlantısı, tahsil edilecek tutar için üretilen ve müşteriye mesajla ya da e-postayla gönderilen bir bağlantıdır. Kodsuz POS seçeneği de site geliştirmeden tahsilat yapılmasına imkan verir. Buna karşılık ödemenin kendi web siteniz üzerinden alınacağı durumda sitede SSL sertifikası bulunması gerekir.

Çevrimiçi satışta taksit ve para birimi kapsamı, sepetin tamamlanıp tamamlanmadığını doğrudan etkiler. SanalPos.com tarafında Visa, Mastercard, Troy ve American Express olmak üzere 4 kart ağı, 9+ taksit programı ve 10+ para biriminde tahsilat yayımlanmıştır. Yurt dışına satış yapan bir işletme için dövizli tahsilat, terminalin karşılayamayacağı bir ihtiyaçtır.

Sanal POS tarafına geçmek belgesiz bir süreç değildir. Başvuruda güncel vergi levhası istenir ve bu şart şahıs, limited ve anonim şirketlerin tümü için geçerlidir. Bunun yanında şirket yetkilisinin kimliği, şirket adına açılmış bir banka hesabı ve şirket türüne göre imza sirküleri ile ticaret sicil bilgileri talep edilir. Yani vergi kaydı bulunmayan bir kişi için sanal POS bir seçenek değildir; en hafif yol, şahıs şirketi kurarak başlamaktır.

Tahsil edilen para nereye gidiyor

Fiziki POS’a alışkın bir işletme sahibinin sanal POS tarafında sorduğu ilk sorulardan biri, paranın kimin hesabında beklediğidir. Bu konu sağlayıcıdan sağlayıcıya değişebilir ve sözleşme imzalanmadan önce netleştirilmesi gerekir. SanalPos.com’un yayımladığı çerçeve ise nettir: şirket bir banka, ödeme kuruluşu ya da elektronik para kuruluşu değildir, verdiği hizmet teknik ödeme altyapısının sağlanmasından ibarettir ve 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun çerçevesinde aracı hizmet sağlayıcı olarak konumlanır. Ödemeye konu bedel işlemin hiçbir aşamasında şirketin hesaplarına geçmez; tahsilat, üye işyeri adına tahsis edilen sanal POS üzerinden doğrudan işletmenin kendi banka hesabına aktarılır ve ödeme düzeni T+1 olarak yayımlanmıştır.

Karşılaştırma açısından önemli olan sonuç şudur: iki yöntemi birbirinden ayıran şey paranın kimin hesabına gittiği değil, satışın nasıl doğrulandığı ve hangi kanaldan alındığıdır.

İkisi birbirinin alternatifi değil, çoğu işletmede aynı anda çalışır

Soruyu doğru kurmak seçimi kolaylaştırır. Doğru soru “hangisini alayım” değil, “hangi satış kanalım hangisine ihtiyaç duyuyor” sorusudur. Tek kanaldan satan işletmede cevap tektir. Birden fazla kanaldan satan işletmede ikisi birlikte çalışır ve birbirinin işini yapmaz.

• Mağazası olan ve aynı zamanda web sitesinden sipariş alan perakendeci: tezgahta terminal, çevrimiçi tarafta sanal POS
• Restoran: masadaki hesap için terminal, paket sipariş ve ön ödeme için ödeme bağlantısı
• Klinik: muayenehanede terminal, randevu öncesi ön ödeme için sanal POS
• Toptancı: sahadaki tahsilat için terminal, uzaktaki bayiye gönderilen ödeme bağlantısı için sanal POS

Bir kanalı diğerinin aracına zorlamak genellikle satışı değil müşteriyi kaybettirir. Mağazaya gelmiş müşteriyi ödeme bağlantısına yönlendirmek işlemi uzatır. Uzaktan sipariş vermiş müşteriyi tahsilat için mağazaya çağırmak ise çoğu zaman siparişin iptaliyle biter.

Karar vermeden önce cevaplanması gereken beş soru

1. Satış kapandığı anda müşteri ve kartı fiziksel olarak yanınızda mı? Cevap hayırsa terminal o satışı kabul edemez.
2. Tahsilat tek seferlik mi, yoksa her dönem tekrarlıyor mu? Tekrarlayan tahsilat uzaktan ve otomatik çalışmak zorundadır.
3. Müşteri ödemeyi teslimattan önce mi yapıyor? Ön ödeme alınan her modelde uzaktan tahsilat gerekir.
4. Satış coğrafyanız cihazın bulunduğu noktayla mı sınırlı? Şehir dışına veya yurt dışına satış varsa cevap değişir.
5. Kanallarınızdan hangisi büyüyor? Yatırımı bugünkü ciro dağılımına göre değil, büyüyen kanala göre planlamak gerekir.

Bu soruların cevabı çoğu işletmede tek bir yöne çıkmaz. Tamamlayıcılık tam olarak buradan doğar: kanal sayısı arttıkça tek bir tahsilat aracıyla idare etme fikri, satışın önünde duran bir engele dönüşür.

Sık sorulan sorular

Mağazam varken ayrıca sanal POS almam gerekir mi

Bütün satışlarınız tezgah başında kapanıyorsa gerekmez. Ancak web sitenizden, sosyal medyadan veya telefondan gelen tek bir sipariş bile terminalle tahsil edilemez. Uzaktan sipariş almaya başladığınız gün bu soru bir tercih olmaktan çıkar.

Sanal POS fiziki POS’un yerini alabilir mi

Tezgahta da ödeme bağlantısıyla tahsilat yapılabilir, fakat bu satışı yavaşlatır ve kart oradayken elde edilen doğrulama avantajını bırakır. Kart müşterinin elindeyken terminal, kart uzaktayken sanal POS daha uygundur. İkisi rakip değil, aynı işin iki halidir.

İkisini birlikte kullanmak sabit gideri iki katına çıkarır mı

Maliyet yapıları aynı değildir. Fiziki taraftaki gider cihaza ve terminali veren kurumun koşullarına bağlıdır, satış olmasa da devam edebilir. Sanal POS tarafında SanalPos.com’un yayımladığı modelde aylık sabit bir kalem bulunmaz ve ücret yalnızca başarılı işlemlerden alınır; bu yapıda çevrimiçi kanal, satış yapmadığı bir ayda gider üretmez.

Web sitem yok, yalnızca sosyal medyadan satıyorum; sanal POS işime yarar mı

Evet, ödeme bağlantısı tam olarak bu senaryo için vardır. Tahsil edeceğiniz tutarı girersiniz, oluşan bağlantıyı müşteriye gönderirsiniz ve ödeme o bağlantı üzerinden tamamlanır. Web sitesi şart değildir, başvuru belgeleri ise şarttır ve vergi levhası her şirket türü için zorunludur.