Bir yabancı çalışan için başvuru yapmak kadar başvurudan sonra hangi tarihin hangi yükümlülüğü başlattığını izlemek de önemlidir. İşveren açısından yabancı çalışma izni sürecinde değerlendirme tarihi, eksik belge bildirimi, harç ve…
Bir yabancı çalışan için başvuru yapmak kadar başvurudan sonra hangi tarihin hangi yükümlülüğü başlattığını izlemek de önemlidir. İşveren açısından yabancı çalışma izni sürecinde değerlendirme tarihi, eksik belge bildirimi, harç ve değerli kâğıt bedeli bildirimi, izin başlangıcı, Türkiye’ye giriş, işe başlama, SGK bildirimi ve izin bitişi aynı takvim üzerinde ayrı ayrı takip edilmelidir.
Özellikle onay kararının alınması sürecin bittiği anlamına gelmez. Bazı süreler başvuru devam ederken, bazıları olumlu karar bildirildiğinde, bazıları ise izin başlangıç tarihine veya fiilî işe başlama tarihine göre işlemeye başlar. Bu ayrımı yapmayan işverenler ödeme, bildirim veya uzatma adımlarını yanlış tarihten hesaplayabilir.
| Aşama | Süre | Başlangıç noktası | İşverenin takip edeceği konu |
|---|---|---|---|
| Eksiksiz başvurunun değerlendirilmesi | 30 gün | Başvurunun usulüne uygun tamamlanması veya istenen ek belgelerin sisteme yüklenmesi | Dosyanın değerlendirme durumunu ve yeni belge talebi olup olmadığını izlemek |
| Eksik bilgi veya belgenin tamamlanması | 30 gün | Eksik bilgi veya belge talebinin yapılması | Talep edilen belgeleri süre dolmadan sisteme sunmak |
| Harç ve değerli kâğıt bedelinin ödenmesi | 30 gün | Ödeme bildiriminin yapılması | İstenen ödemeleri süresi içinde tamamlamak |
| Yurt dışından verilen izinle Türkiye’ye giriş | En geç 6 ay | Çalışma izninin geçerliliğinin başladığı tarih | Çalışanın Türkiye’ye giriş planını izin tarihiyle uyumlu kurmak |
| Çalışmaya başlama | Genel olarak 1 ay | Yurt içi başvuruda izin başlangıcı, yurt dışı başvuruda Türkiye’ye giriş | İşe başlama ve sosyal güvenlik işlemlerini ilgili süre içinde tamamlamak |
| Bakanlığa başlama veya sona erme bildirimi | 15 gün | Çalışmanın başlaması veya sona ermesi | İlgili bildirimi süresinde yapmak |
| SGK bildirimi | İlgili düzenleme kapsamında 30 gün | İzin başlangıç tarihi veya izin belgesinin işverene tebliğ tarihi | İşe giriş ve prime esas kazanç bilgisini izin dosyasıyla uyumlu yürütmek |
| Uzatma başvurusu | Son 60 günlük dönem içinde | Mevcut iznin bitimine 60 gün kalması | İzin süresi dolmadan uzatma başvurusunu tamamlamak |
Usulüne uygun tamamlanan bir çalışma izni başvurusu, bilgi ve belgelerin tam olması kaydıyla 30 gün içinde değerlendirilir. Bu süreyi başvurunun sisteme ilk kez açıldığı tarihten itibaren kesin sonuç tarihi gibi okumamak gerekir. Bakanlık ek bilgi veya belge isterse değerlendirme ertelenir. Talep edilen eksiklerin tamamlanması için tanınan süre, mücbir sebebin resmî makamdan belgelendiği durumlar dışında 30 günü aşamaz.
Eksiklikler süresi içinde tamamlanmazsa başvuru reddedilebilir. Ek belge sunulduğunda ise değerlendirmeye ilişkin 30 günlük süre, istenen bilgi ve belgelerin sisteme yüklendiği tarihten itibaren işler. İşveren açısından pratik sonuç açıktır: başvurunun ilk gönderim tarihini tek başına takip etmek yeterli değildir. e-İzin üzerindeki ek belge talebi tarihi ve belgenin sisteme yüklendiği tarih de dosya takvimine işlenmelidir.
Başvurunun olumlu değerlendirilmesi, izin belgesinin hiçbir işlem yapılmadan kendiliğinden tamamlandığı anlamına gelmez. Bakanlığın ödeme bildiriminden itibaren çalışma izni harcı ile değerli kâğıt bedelinin 30 gün içinde yatırılması gerekir. Bu sürede ödeme yapılmaması halinde başvuru reddedilir.
Bu nedenle işverenin yalnızca “onay geldi” bilgisini kaydetmesi yeterli değildir. Ödeme bildiriminin ulaştığı tarih, ödemeyi yapacak birim, dekont kontrolü ve ödeme durumunun sistemde doğrulanması aynı dosyada izlenmelidir. Muhasebe ile insan kaynakları arasında görev dağılımı önceden yapılırsa bildirimin bir birimde görülüp diğer birime geç ulaşması gibi operasyonel gecikmeler azaltılabilir.
Yurt dışından yapılan başvuru sonucunda çalışma izni verilen yabancının, iznin geçerliliğinin başladığı tarihten itibaren altı ay içinde Türkiye’ye gelmesi gerekir. Bu süre içinde Türkiye’ye giriş yapılmazsa çalışma izni iptal edilir. Dolayısıyla uçuş planı, mevcut işten ayrılış, vize işlemleri ve şirket içindeki işe başlama programı izin başlangıç tarihinden bağımsız planlanmamalıdır.
Türkiye’ye girişten sonra da takvim devam eder. Yurt dışı başvurularında yabancının giriş tarihinden itibaren bir ay içinde ilgili yükümlülüklerini yerine getirerek çalışmaya başlaması gerekir. Yurt içi başvurularda ise çalışma izninin başlangıç tarihinden itibaren bir ay içinde çalışmaya başlanması esastır. Bu süreler nedeniyle insan kaynakları biriminin izin kartının fiziksel teslimini tek referans noktası olarak görmemesi gerekir.
Çalışma izni sonrasında işverenin iki ayrı bildirim hattını birlikte yönetmesi gerekir. Çalışmanın başlaması veya sona ermesi Bakanlığa 15 gün içinde bildirilir. Sosyal güvenlik yükümlülükleri ise kendi mevzuatındaki süreler içinde yerine getirilir. Yabancı uyruklu sigortalılar açısından çalışma izni başlangıç tarihinden itibaren 30 gün içinde yapılan SGK bildirimi süresinde yapılmış sayılabilir. İzin belgesinin işverene tebliğ tarihi ile izin başlangıç tarihi farklıysa bu özel süre tebliğ tarihine göre de uygulanabilir.
Operasyonel açıdan en güvenli yöntem, izin belgesindeki başlangıç tarihi ile bordroda kullanılacak işe giriş tarihini daha işlem başlamadan karşılaştırmaktır. Başvuruda beyan edilen görev ve ücret bilgilerinin işe giriş, bordro ve SGK kayıtlarıyla tutarlı olması da dosyanın bütünlüğü açısından önem taşır. Böylece izin dosyası bir tarafta, bordro ve sosyal güvenlik kayıtları başka bir tarafta ilerlemez.
Mevcut çalışma izninin uzatılması için başvuru, izin süresinin dolmasına 60 gün kalmasından itibaren yapılabilir ve her durumda mevcut izin süresi dolmadan tamamlanmalıdır. Süre dolduktan sonra yapılan başvuru uzatma başvurusu olarak değerlendirilmez, ilk başvuru usulüne göre ele alınır.
Bu nedenle izin bitiş tarihi yalnızca bir “son gün” değil, 60 günlük hazırlık döneminin başlangıcını belirleyen tarih olarak izlenmelidir. Pasaport, iş sözleşmesi, şirket belgeleri, görev veya ücret değişikliği gibi dosyayı etkileyebilecek unsurlar uzatma penceresi açılmadan önce kontrol edildiğinde son haftaya yığılan belge trafiği azalır.
Bu kayıt yapısı, aynı anda birden fazla yabancı çalışanı bulunan işverenlerde daha da önem kazanır. Her çalışan için ayrı dosya bulunması ve şirket düzeyinde toplu bir izin takviminin tutulması, izin bitişlerinin ve bildirim yükümlülüklerinin birbirine karışmasını önler.
Nexora Danışmanlık hizmet sayfasında çalışma izni sürecini ön uygunluk değerlendirmesi, belge dosyasının hazırlanması, yurt içi veya yurt dışı başvuru, değerlendirme takibi, SGK ve bildirim uyumu ile süre ve uzatma takibi başlıkları altında ele alıyor. Hizmet kapsamında izin bitiş tarihlerinin izlenmesi, uzatma başvurusunun 60 günlük pencere içinde planlanması ve işe başlama ile Bakanlık bildirimlerinin takip edilmesi yer alıyor.
Şişli merkezli Nexora İnsan Kaynakları Yönetim ve Danışmanlık Limited Şirketi, Türkiye İş Kurumu tarafından verilen 1584 numaralı Geçici İş İlişkisi Yetki Belgesi’ne sahip özel istihdam bürosudur. Belgenin geçerlilik dönemi 16.03.2026 ile 15.03.2029 arasındadır. Çalışma izni hizmetinde işverenin adayın ikamet durumu, pozisyonu ve planlanan başlangıç tarihi gibi bilgileri baştan netleştirmesi, dosyanın hangi başvuru kanalı ve takvimle yürütüleceğinin belirlenmesini kolaylaştırır.
Çalışma izni sürecinde en sık yapılan planlama hatası, işe başlama tarihini onay haberinden bağımsız belirlemektir. Oysa ödeme bildirimi, izin başlangıcı, Türkiye’ye giriş, SGK işlemleri, Bakanlık bildirimi ve uzatma penceresi birbirine bağlı fakat farklı tarihler üzerinden işler. İşveren için doğru yaklaşım, adayın işe başlama tarihini daha baştan netleştirmek ve bu tarihi izin dosyasındaki tüm kritik sürelerle aynı takvim üzerinde yönetmektir.
